7.-PROCESO DE REPCEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Por: Abril, Arturo, Karen, Lesly y Carol Vn..... 401

1.- Consiste en recibir las comunicaciones oficiales provenientes de diferentes entidades y diversos medios, tanto físico o directo, así como de modo magnético o indirecto.

2.- Consiste en separar los documentos en el momento en que se reciben, según el tipo de comunicaciones, las cuales se dividen en dos grupos: PERSONAL U OFICIAL.

3.- Este paso consiste en abrir el sobre o el empaque de las comunicaciones oficiales para verificar el contenido del documento y el de sus anexos.

4.-Las comunicaciones oficiales que ingresen a las entidades deben tener un proceso de revisión de anexos, del destinatario, de los datos de procedencia y verificación del asunto para poder contestar la solicitud, de acuerdo a la necesidad competente de la entidad y realizar su respectiva radicación.

5.-Radicación es el procedimiento por medio del cual las organizaciones asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora del recibido o del envío.

6.-Una vez radicadas las comunicaciones, se realiza el registro anotando los datos más significativos de las solicitudes en un formato de registro para su trámite y control dentro de la organización.

7.-Una vez registradas las comunicaciones, se procede a la distribución o reparto de las mismas hacia las oficinas que deben realizar el proceso de atención y trámite correspondiente.