MAQUETA SOBRE ÁREAS FUNCIONALES

ESTA MAQUETA FUE ELABORADA CON EL PROPÓSITO DE APLICAR LA INFORMACIÓN DE CADA ÁREA FUNCIONAL DE UNA EMPRESA Y COMO FUNCIONA, ESTO NOS AYUDO A COMPRENDER PORQUE TODAS LAS ÁREAS FUNCIONALES SE RELACIONAN ENTRE SI Y COMO SE SOSTIENE UNA EMPRESA.
ELABORADA POR: ABRIL, ARTURO, KAREN, LESLY Y CAROL VN.... 401 

12.-TIPO DE INFORMACIÓN QUE MANEJA CADA ÁREA

DIRECCIÓN GENERAL

se encarga de formular planes, estrategias y programas de desarrollo institucional que permiten alcanzar el objetivo de formar investigadores especialistas.

maneja:

• Convocatorias
• Actas
• Avisos
• Anuncios
• solicitudes
• Informes
• Estadísticas
• Contratos.
• Aquí se toman decisiones de acuerdo a la información que manda cada area a la persona encargada de la empresa (jefe) 
  

VENTAS

Comprende las distribuciones, preventas, entrega de mercancía y manejo de estrategias para generar mas ventas y por lo tanto más capital.
 maneja:

• Precios con o sin impuestos
• Facturas
• comisiones 
• números de proveedores
• emisiones
• retenciones 
• control de créditos
• reportes de ventas
• oficio de remisión
• atender reclamaciones 
• estadísticas
• elabora; planes , presupuestos, proyectos etc.  
  

COMPRAS 

Se encarga de asegurar el material correcto, al precio en el momento y en el lugar de tal modo que la compañía no se vea entropecida por costos innecesarios

maneja:

• Talones de pago
• Facturas
• Presupuestos
• Bases de datos de proveedores
• Catálogos 
• Fluctuaciones.
  

FINANZAS 

Se encarga de la dirección y orientación en relación a como una compañía utiliza su capital

maneja:

• Solicitudes de credito
• Facturas
• Recibos de pagos
• Pesupuestos
• Conprovantes
• Vales
  

PRODUCCIÓN

Se encarga del desarrollo de los métodos más económicos y de calidad para la fabricación de los productos autorizados. 

maneja:

• Ficha técnica de compra 
• Formato de compra
• Solicitud de orden de trabajo  
• Facturas a plazo 
• Control de materia prima
• Plantillas
• Facturación 
  

MERCADOTECNIA

Se encarga de satisfacer las necesidades, deseos y expectativas de los consumidores.

maneja: 

• Estudios de mercado
• Encuestas
• Información de competencia
• Informaciones de precios
• Valor agregado 
• Publicidad 
  

RECURSOS HUMANOS 

Comprende las actividades relacionadas con la planificación de la plantilla, selección y formación del personal.

maneja:

• Actas
• Informes
• Solicitudes
• Expedientes de personal. 

  

  Por: Arturo, Abril, Karen, Lesly y CArol Vn..... 

11.-GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA

Gestión de documentación administrativa:

debe ser administrada debe ser administrada desde el momento en que es creada o recibida y durante todo el ciclo de vida de un documento.

CONCEPTO

Es el conjunto de tareas y procedimientos orientadas a lograr economía y eficiencia en la creación, mantenimiento, el uso y la disposición de los documentos.

PROPÓSITOS:

• Gestionar los documentos durante todo su ciclo de vida comenzando por el diseño de un programa de atención y conservación de documentos .

• Proporcionar servicios para satisfacer las necesidades y proteger los intereses de la organización, su personal y sus clientes o usuarios.

• Lograr documentación completa, precisa, confiable y utilizable para satisfacer necesidades legales, de regulación, probatorias etc.

• Gestionar los documentos como recursos documentales.
• Fomentar la eficiencia y la economía  mediante prácticas de mantenimiento de documentos bien concebidas. 

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10.-DISTRIBUIR LA INFORMACIÓN REGISTRADA PARA SU ATENCIÓN

OFICIO DE SOLICITUD

Documento escrito que va dirigido a un organismo público o a una autoridad a los que se pide algo o ante los que se plantea una reclamación con la exposición de los motivos en los que se basa. 

finalidad: realizar una petición fundamentada para que se realice un acto, trabajo o para pedir artículos como utensilios, documentos, mercancía etc. 

OFICIO DE REMISIÓN 

Es un documento utilizado en transacciones comerciales y que sirve para informar sobre el envió de mercancías.

OFICIO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS 

Se puede utilizar diferentes formatos como el de una carta o un memorando, se debe tener en cuenta incluir el lugar, la fecha de entrega, el nombre de la persona o entidad a quien se dirige, mencionar los documentos adjuntos, el nombre de quien suscribe así como también las firmas que certificaran la recepción de documentos.

ACUSE DE RECIBO DE DOC.

Carta comercial en la que se agradece la documentación recibida y la celeridad con que ha sidp enviada. 

FORMAS DE DISTRIBUCIÓN PARA EL MEMORANDO, CIRCULAR, OFICIO DE ACUERDO CON EL NUMERO DE DESTINATARIOS. 

A) Un original acompañado de una lista con el nombre de los interesados.

B)Fotocopia cuando son pocos los interesados, si estos no concurrieran al mismo domicilio se rotularán con los datos de cada interesado.

C)Fotocopias cuando el documento se imprime con un talón que sirve para acusar recibos si la información es importante

D) Una original cuando no se refiere a una sola persona en especifico o solo va dirigido a ciertos grupos, se coloca en la vitrina o pizarrón destinado para los avisos 

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9.- CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA 

proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de la dependencia o entidad

DES-CLASIFICACIÓN 

Acto de desmarcar la información como reservada una vez que el tiempo de reserva haya concluido 

INFORMACIÓN RESERVADA 

es una excepción al principio de publicidad 

• Fundar: señalar el o los ordenamientos jurídicos, articulo, fracción, inciso y párrafo que expresamente le otorgan el carácter de clasificación a la información.
• Motivar: señalar las razones, motivos o circunstancias especiales  que llevaron a la autoridad a concluir que el caso particular encuadra en el supuesto previsto por la norma involucrada

• Periodo de reserva: establece que la información reservada podrá permanecer con tal carácter hasta por un periodo de 12 años

• Periodo de ampliación: podrá solicitar al IFAI la ampliación siempre y cuando justifiquen que subsisten las causas necesarias 
  

INFORMACIÓN CONFIDENCIAL 

Información secreta y no publica

por ejemplo aquellos datos personales que deben ser considerados como confidenciales 

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• origen étnico
• características físicas, morales y emocionales
• la vida afectiva
• el domicilio particular
• el numero de teléfono particular
• el patrimonio
• la ideología
• la opinión política
• religión
• salud física
• salud mental
• la preferencia sexual 
• entre otros.

8.-REGISTROS DE CORRESPONDENCIA

PROCEDIMIENTOS POR SU TIPO

Ordinaria: que es común o habitual

Urgente: todo aquel que necesita una respuesta inmediata

Asuntos urgentes pero no importantes: centradas en expectativas y prioridades de otros que reclaman su acción.

Entrevista del proceso de recepción

                           Casi no se oía la voz de la persona a la cual entrevistamos primero.

Por: Abril, Karen y Lesly.... 401 

REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA

Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos, entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa.
A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia y será anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.
Formato del libro Registro de Entrada de Correspondencia:

REGISTRO DE ENTRADA DE LA CORRESPONDENCIA
ENTRADA
Nº orden de entrada	Fecha de entrada			Clase	Remitente	Destinatario	Asunto	Anexos
	Día		Mes

Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y prepararla para su emisión.

Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y estampados con el mismo sello. 

En el sello debe aparecer:

el número de registro

la fecha

el destinatario

-Original: se envía al correo

-Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente comunicación 

Formato del registro de salida:

REGISTRO DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA
SALIDA
Referencia	Fecha	Nº orden de salida	Clase	Anexos	Destinatario	Asunto

7.-PROCESO DE REPCEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Por: Abril, Arturo, Karen, Lesly y Carol Vn..... 401

1.- Consiste en recibir las comunicaciones oficiales provenientes de diferentes entidades y diversos medios, tanto físico o directo, así como de modo magnético o indirecto.

2.- Consiste en separar los documentos en el momento en que se reciben, según el tipo de comunicaciones, las cuales se dividen en dos grupos: PERSONAL U OFICIAL.

3.- Este paso consiste en abrir el sobre o el empaque de las comunicaciones oficiales para verificar el contenido del documento y el de sus anexos.

4.-Las comunicaciones oficiales que ingresen a las entidades deben tener un proceso de revisión de anexos, del destinatario, de los datos de procedencia y verificación del asunto para poder contestar la solicitud, de acuerdo a la necesidad competente de la entidad y realizar su respectiva radicación.

5.-Radicación es el procedimiento por medio del cual las organizaciones asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora del recibido o del envío.

6.-Una vez radicadas las comunicaciones, se realiza el registro anotando los datos más significativos de las solicitudes en un formato de registro para su trámite y control dentro de la organización.

7.-Una vez registradas las comunicaciones, se procede a la distribución o reparto de las mismas hacia las oficinas que deben realizar el proceso de atención y trámite correspondiente.

6.-Manejo de la Correspondencia

CIRCULARES
Para dar a conocer internamente actividades, normas, disposiciones y asuntos de interés común. Se dirigen a un grupo de destinatarios y no exigen respuesta por escrito.

MEMORANDOS
Son comunicaciones internas que se utilizan para impartir información,orientaciones y pautas a las dependencias y a los funcionarios. De acuerdocon el contenido puede generar una respuesta escrita.

ACTAS ADMINISTRATIVAS
Documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión

CONSTANCIAS
Documento escrito de carácter probatorio en el que se describenhechos o circunstancias que no requieren solemnidad.

CERTIFICADOS
Documento público o privado, de carácter probatorio, que asegura la veracidad y legalidad de un hecho o acto solemne, acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial,ceremonia, juramento o norma

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5.-CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO

Cuando se crea un expediente O DOCUMENTO  se crea automáticamente en al fase activa.



Cuando una carpeta de un expediente está bloqueada debido a que un usuario inicia una tarea duradera (como declaración de registros, copiar o mover documentos entre carpetas, exportar documentos, etc), eDiscovery Manager el expediente se mueve automáticamente de la fase activa a la fase en proceso. Los usuarios pueden realizar tareas en el expediente pero no pueden realizar tareas en la carpeta bloqueada. Por ejemplo, un usuario no puede copiar una carpeta mientras otro está añadiendo documentos a dicha carpeta. Después de que todas las carpetas estén desbloqueadas eDiscovery Manager el expediente se mueve automáticamente de nuevo a la fase activa.

4.- PROCESAR INFORMACIÓN

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3.- Partes que conforman un documento administrativo

CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES 

• MEMBRETE: Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio.

• NOMBRE DEL AÑO: Nombre que se le da al año actual.

• LUGAR Y FECHA: Es donde se escribe el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año.

• NUMERACIÓN: En esta parte se escribe tres datos como el memorándum.

• DESTINATARIO: Aquí se escribe el nombre completo, el cargo y el lugar a quien se dirige.

• ASUNTO: Se indica con claridad el mensaje del texto que se aplica en el cuerpo.

• REFERENCIA: Esta palabra también se escribe con mayúsculas y de bajo del asunto.

• CUERPO O TEXTO: En esta parte del documento se da a conocer se da a conocer el mensaje de la comunicación en forma clara y precisa y muy breve.

• DESPEDIDA: Es donde debemos mostrar amabilidad y cortesía.

• FIRMA Y POS FIRMA: Se coloca el nombre y el apellido de la persona que firma el documento y su cargo a la vez y el sello.

• INICIALES: Se escribe con letras mayúsculas y minúsculas las de las de la persona.

• ANEXO: Es una página que constituye a un tipo de información relacionada con artículos.

• DISTRIBUCIÓN: Se usa generalmente en los oficios múltiples aquí se menciona el nombre de la persona y a quienes va dirigido.

  PARTES DE UN ESCRITO OFICIAL

•1. Extremo superior izquierdo, escudo nacional.
•2. Parte inferior del escudo, siglas de la dependencia o entidad gubernamental.
•3. Descripción completa del nombre de la entidad gubernamental.
•4. En orden jerárquico y descendente, descripción completa del área que emite el documento.
•5. Clave del área que emite el documento y número consecutivo.
•6. Fecha de emisión del documento oficial.
•7. Frase seleccionada como oficial para uso de documentos oficiales
•8. Destinatario, nombre y cargo actual ( a quien se dirige el documento).
•9. Cuerpo del documento.
•10.Despedida
•11.Anexos
•12.Firma del remitente, nombre y cargo.

•13.Copias a interesados.
•14.Siglas de responsables del contenido del documento.

                     Por: Abril, Arturo, Karen, Lesly y Carol Vn    401 

2.-TIPOS DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Acta (notarial):
Es la constancia escrita de lo tratado en una reunión. Si esa acta se hace ante notario, sería un «acta notarial».

- Autorización:
Es la delegación que se hace por escrito a otra persona para que te represente.

- Bando:
Es una exhortación del alcalde a sus vecinos.

- Cédula:
Permiso para utilizar una vivienda.

- Certificado:
Comprobación de hechos por una institución.

- Contrato:
Acuerdo entre dos partes sobre compra, venta, etc.

- Currículum:
Exposición sobre la vida, preparación y profesión.

-Declaración:
Testimonio jurado o prometido ante instituciones.

- La Denuncia:
Es una notificación de haberse infringido alguna norma.

-La Escritura:
Es un contrato público en el que consta la fe notarial.

-El Informe:

Sobre la situación de personas, situaciones o hechos.



- La Instancia:

Solicitud de algo a alguna institución pública.

- El Memorando:
Es un comunicado interno para recordar algo.

- El Oficio:
Es un escrito para notificar, citar o denegar algo.

- El Recibo:
Es una acreditación de un pago, una entrega o una tasa.

- El Recurso:
Es un escrito contra una sentencia o resolución.

- El Testamento:
Es una declaración notarial de la última voluntad.

Por: Abril, Arturo, Karen, Lesly y CarolV   401

1.-DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

CONCEPTO 

La actividad administrativa se distingue por su carácter documental, es decir, por reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la mencionada actividad. Los documentos administrativos son el soporte en el que se materializan los distintos actos de la Administración Pública, la forma externa de dichos actos.

 TIPOS DE DOCUMENTO 

Los documentos administrativos de utilización más común en la tramitación de cualquier procedimiento administrativo pueden incluirse dentro de alguna de las tres fases de tramitación de que consta todo procedimiento.

 CLASIFICACION DE DOCUMENTOS 

DOCUMENTOS DE INICIACION

1.- Acuerdo de iniciación del procedimiento.

2.- Requerimiento de subsanación de defectos en la solicitud.

3.- Petición de mejora voluntaria de la solicitud.

4.- Acuerdo de adopción de medidas provisionales.

5.- Acuerdo de acumulación de procedimientos.

6.- Acuerdo de practica simultanea de tramites.




DOCUMENTOS DE INSTRUCCION
1.- Acuerdo de apertura de un periodo de prueba.

2.- Acuerdo de practica de prueba.

3.- Acuerdo por el que se rechazan las pruebas propuestas.

4.- Oficio de petición de informe preceptivo determinante.

5.- Oficio de petición de informe preceptivo no determinante.

6.- Oficio de petición de informe facultativo.

7.- Citación de comparecencia.

8.- Concesión de trámite de audiencia.

9.- Acuerdo de apertura del periodo de información publica.

10.- Acuerdo de ampliación de plazos.

11.- Acuerdo de tramitación de urgencia.

12.- Acreditación de la notificacion.




DOCUMENTOS DE TERMINACION

1.- Acuerdo de caducidad por paralización del procedimiento imputable al interesado.

2.- Acuerdo de caducidad por paralización del procedimiento iniciado de oficio no susceptible de producir actos favorables.

3.- Resolución tipo.

4.- Resolución de inadmisión.

5.- Certificación de acto presunto.
6.- Acuerdo de la suspensión de la ejecución de un acto.

Por: Arturo, Abril, Karen, Lesly y Carol Vn.  401